ทำงานทั้งวันแต่งานสำคัญไม่คืบ มักเป็นเพราะเวลาหายไปกับงานเล็กที่ทำซ้ำและการสลับงานไปมา บทความนี้แนะนำวิธีหางานซ้ำ และจัดการด้วย 3 ทาง ได้แก่ ตัดทิ้ง ทำแม่แบบ และรวมทำเป็นรอบ
ขั้นที่ 1: จดงานที่ทำจริง 3 วัน
เราจำไม่ได้ว่าเวลาหายไปไหนจนกว่าจะจด ใช้โน้ตในมือถือจดสั้น ๆ ทุกครั้งที่เปลี่ยนงาน ว่าทำอะไรและใช้เวลาประมาณเท่าไหร่ จดแค่ 3 วันก็พอเห็นภาพ ไม่ต้องละเอียดเป็นนาที
ขั้นที่ 2: วงงานที่ทำซ้ำเกิน 3 ครั้ง
กลับมาดูรายการที่จด แล้ววงงานที่เกิดซ้ำเกิน 3 ครั้ง เช่น
- ตอบคำถามเดิมของลูกค้า เช่น ราคา วิธีส่ง
- ทำใบเสนอราคาหรือใบแจ้งหนี้ใหม่ทุกครั้ง
- ส่งสรุปยอดหรือรายงานรูปแบบเดิม
- โอนเงินให้ซัพพลายเออร์ทีละราย
ขั้นที่ 3: จัดการด้วย 3 ทาง
- ตัดทิ้ง: ถามว่าถ้าไม่ทำงานนี้ จะเกิดอะไรขึ้น ถ้าไม่มีใครใช้ผลของงานนั้น เช่น รายงานที่ไม่มีคนอ่าน ให้เลิกทำ
- ทำแม่แบบ: งานที่ต้องทำแต่รูปแบบเหมือนเดิม เช่น ข้อความตอบลูกค้า ใบเสนอราคา ฟอร์มรับออเดอร์ ทำเทมเพลตครั้งเดียว แล้วแก้แค่ส่วนที่เปลี่ยน
- รวมเป็นรอบ: งานที่ไม่ต้องทำทันที เช่น ตอบอีเมล โอนเงิน สั่งของ รวมทำในเวลาที่กำหนด วันละครั้งหรือสัปดาห์ละครั้ง
ขั้นที่ 4: กันเวลาทำงานสำคัญ
Time Blocking คือการกันช่วงเวลาไว้ทำงานสำคัญอย่างเดียว เหมือนนัดประชุมกับตัวเอง
- เลือกช่วงที่สมองดีและถูกรบกวนน้อย เช่น ก่อนเปิดร้าน หรือบ่ายวันธรรมดา
- ใช้ช่วงละ 60–90 นาที วันละ 1–2 ช่วง
- ปิดแจ้งเตือน วางมือถือห่างตัว และบอกคนในทีมว่าช่วงนี้ไม่สะดวกรับเรื่อง
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย
- จัดตารางแน่นทุกชั่วโมง: เมื่อมีเรื่องด่วน ตารางทั้งวันพัง ควรเผื่อช่วงว่างไว้
- ทำแม่แบบเยอะจนหาไม่เจอ: ตั้งชื่อไฟล์ให้ชัด และเก็บไว้ในโฟลเดอร์เดียว
- รวมรอบนานเกินไป: งานที่ลูกค้ารอ เช่น ตอบแชท ไม่ควรรวมรอบห่างจนลูกค้ารอนาน
