เรื่องที่ 1 แยกบัญชีธุรกิจออกจากบัญชีส่วนตัว
ข้อผิดพลาดที่เจอบ่อยที่สุดของมือใหม่คือ ใช้บัญชีส่วนตัวรับเงินลูกค้าและจ่ายค่าใช้จ่ายธุรกิจปนกัน ฟังดูไม่น่ามีปัญหา แต่พอถึงสิ้นปี ตัวเลขพันกันจนแยกไม่ออก
เรื่องที่ 2 ดูแลรายรับ–รายจ่ายอย่างต่อเนื่อง
หลายคนทิ้งให้บัญชีเป็นงานสิ้นปี แต่นั่นคือวิธีที่ทำให้ปวดหัวที่สุด เพราะต้องมานั่งรื้อข้อมูลทีละเดือนย้อนหลัง 12 เดือน
ถ้าบันทึกต่อเนื่องสม่ำเสมอ จะช่วยให้รู้สถานะการเงินแบบ real-time ว่าเดือนนี้กำไรหรือขาดทุน
วางแผนกระแสเงินสดได้ล่วงหน้า ไม่ขาดมือ ปิดงบและยื่นภาษีได้รวดเร็วและถูกต้อง
เรื่องที่ 3 เก็บเอกสารให้ครบและเป็นระบบ
เอกสารทางธุรกิจต้องเก็บอย่างน้อย 5 ปี ตามกฎหมาย ถ้าโดนตรวจสอบแล้วหาเอกสารไม่เจอ โอกาสถูกประเมินภาษีเพิ่มมีสูงมาก
เอกสารที่ต้องเก็บ
- ใบเสร็จรับเงิน และใบกำกับภาษี (ทั้งที่รับและที่ออก)
- สลิปโอนเงินทุกรายการ ทั้งรับและจ่าย
- สัญญาต่าง ๆ กับลูกค้า ซัพพลายเออร์ หรือผู้รับเหมา
- Statement ธนาคารรายเดือน
สแกนเอกสารทุกอย่างเก็บไว้บน Google Drive หรือ Dropbox แยกโฟลเดอร์ตามปี-เดือน เผื่อของจริงหาย ยังมีไฟล์สำรอง
เรื่องที่ 4 ถ้ามีพนักงาน ต้องดำเนินการให้ถูกต้องตามกฎหมาย
การจ้างพนักงานมีขั้นตอนที่กฎหมายกำหนดไว้ชัดเจน และมีเดดไลน์ที่ต้องทำภายในระยะเวลาที่กำหนด ถ้าทำผิดหรือช้า มีค่าปรับและดอกเบี้ยย้อนหลัง
สิ่งที่ต้องทำเมื่อมีลูกจ้าง
- ขึ้นทะเบียนนายจ้างกับสำนักงานประกันสังคม ภายใน 30 วัน นับจากวันที่มีลูกจ้างคนแรก
- หักและนำส่งเงินสมทบประกันสังคม 5% ของเงินเดือน ทุกเดือน
- หักภาษี ณ ที่จ่าย (ถ้าเงินเดือนถึงเกณฑ์) และนำส่งสรรพากรภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป
- จัดทำสัญญาจ้างงานให้ชัดเจน ระบุค่าจ้าง ตำแหน่ง และเงื่อนไขต่าง ๆ
เรื่องที่ 5 เข้าใจโครงสร้างกิจการของตัวเองให้ชัดเจน
ธุรกิจของคุณอยู่ในรูปแบบไหน? คำตอบนี้สำคัญมาก เพราะแต่ละรูปแบบมีสิทธิ์ หน้าที่ และภาษีที่ต่างกัน
บุคคลธรรมดา — เริ่มง่าย ต้นทุนน้อย แต่รับผิดชอบด้วยทรัพย์สินส่วนตัวทั้งหมด
ห้างหุ้นส่วนสามัญ — เหมาะถ้ามีหุ้นส่วน แต่ทุกคนรับผิดชอบร่วมกันไม่จำกัด
บริษัทจำกัด — แยกทรัพย์สินส่วนตัวออกจากธุรกิจ วางแผนภาษีได้มากกว่า และน่าเชื่อถือในสายตาคู่ค้า
รูปแบบที่เหมาะกับคุณขึ้นอยู่กับขนาดธุรกิจ จำนวนหุ้นส่วน และแผนในอนาคต ไม่มีคำตอบที่ถูกสำหรับทุกคน
ถ้ายังไม่แน่ใจว่ารูปแบบไหนเหมาะที่สุด ปรึกษานักบัญชีหรือผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีก่อนตัดสินใจ ดีกว่าเปลี่ยนทีหลังเพราะมีต้นทุนทั้งเงินและเวลา
