ร้านเล็กจำนวนมากมีพนักงานแค่ 1 คน แต่ทั้งเจ้าของและพนักงานเหนื่อยเพราะทำงานทับกัน บทความนี้แนะนำวิธีแบ่งงานเป็น 3 กอง และเขียน Checklist ให้พนักงานทำงานได้เองโดยไม่ต้องรอสั่ง
ทำไมร้านเล็กถึงเหนื่อยทั้งเจ้าของและพนักงาน
ในร้านเล็ก ปัญหามักไม่ได้อยู่ที่ปริมาณงาน แต่อยู่ที่ไม่มีใครรู้ชัดว่าใครรับผิดชอบอะไร พนักงานต้องถามก่อนทำ เจ้าของต้องตอบทั้งวัน บางงานทำซ้ำสองคน บางงานไม่มีใครทำเลย เมื่อหน้าที่ชัด งานเท่าเดิมแต่ความเหนื่อยลดลง
ขั้นที่ 1: จดงานทั้งหมดในร้าน 1 สัปดาห์
ก่อนแบ่งงาน ต้องเห็นงานทั้งหมดก่อน ใช้กระดาษแผ่นเดียวหรือโน้ตในมือถือ จดทุกงานที่ทำในร้านตลอด 1 สัปดาห์ ทั้งงานใหญ่และงานเล็ก เช่น เปิดร้าน นับเงินทอน ตอบแชท สั่งของ ล้างเครื่อง ให้พนักงานจดของตัวเองด้วย แล้วนำมารวมกัน มักจะเจองานที่ทั้งสองคนทำซ้ำกัน
ขั้นที่ 2: แบ่งงานเป็น 3 กอง
- งานประจำ: งานที่ทำทุกวัน ขั้นตอนเหมือนเดิม เช่น เปิด–ปิดร้าน เติมของบนชั้น แพ็กสินค้า มอบให้พนักงานรับผิดชอบ
- งานตามรอบ: งานที่ทำเป็นช่วง เช่น นับสต็อกทุกวันจันทร์ ล้างเครื่องทุกสิ้นเดือน เขียนลงตารางว่าวันไหน ใครทำ
- งานตัดสินใจ: งานที่ต้องใช้ดุลยพินิจหรือมีผลกับเงิน เช่น ตั้งราคา รับเคลม คุยกับซัพพลายเออร์ เจ้าของเก็บไว้เอง
ขั้นที่ 3: เขียน Checklist งานประจำ
Checklist ทำให้พนักงานทำงานประจำได้ครบโดยไม่ต้องจำ และไม่ต้องถาม
- เขียนเป็นข้อสั้น ๆ ไม่เกิน 10 ข้อต่อ Checklist เรียงตามลำดับที่ทำจริง
- ทำแยกตามช่วง เช่น Checklist เปิดร้าน และ Checklist ปิดร้าน
- ให้พนักงานช่วยเขียน เพราะเขารู้ขั้นตอนจริงดีที่สุด และจะทำตามมากขึ้นเมื่อมีส่วนร่วม
- แปะไว้ในจุดที่เห็นชัด หรือใส่ในมือถือ แล้วทบทวนทุกเดือน
ขั้นที่ 4: ตั้งกติกาว่าเรื่องไหนตัดสินใจเองได้
พนักงานโทรถามเจ้าของบ่อยเพราะไม่แน่ใจว่าตัดสินใจเองได้แค่ไหน การเขียนขอบเขตไว้ชัดช่วยได้มาก
- กำหนดเรื่องที่ทำได้เลย เช่น เปลี่ยนสินค้าชำรุดที่ราคาไม่เกินจำนวนที่กำหนด ให้ส่วนลดเล็กน้อยกับลูกค้าประจำ
- กำหนดเรื่องที่ต้องถามก่อน เช่น คืนเงิน ลูกค้าร้องเรียนรุนแรง สั่งของนอกรอบ
- เมื่อพนักงานตัดสินใจเองแล้วไม่ตรงใจ ให้คุยเพื่อปรับขอบเขต ไม่ใช่ตำหนิ
อย่าลืมเวลาพัก
ร้านเล็กมักทำงานยาวทั้งเจ้าของและพนักงาน กำหนดเวลาพักและวันหยุดให้ชัดเจน และจัดงานให้ร้านเดินได้ในช่วงที่อีกคนพัก ความเหนื่อยสะสมทำให้เกิดความผิดพลาดและทำให้พนักงานลาออก ซึ่งการหาและสอนคนใหม่ใช้เวลามากกว่า เจ้าของเองก็ต้องมีวันหยุดเช่นกัน
